Знаете ли вы что-то о телефонной этике? А нужно! Особенно во время телефонного разговора с деловыми партнёрами, клиентами или же с людьми на тему бизнеса.
От самой беседы и этики телефонного разговора зависит дальнейшее будущее в сотрудничестве. Ведь успешное заключение контракта, сделки с партнёрами, напрямую зависит от телефонной беседы и первой встречи.
Свободным и привычным, простым языком, можно лишь общаться по телефону с друзьями или же с близкими товарищами. В таких случаях, этику телефонного разговора можно не соблюдать.
В любом деловом разговоре по телефону, нужно соблюдать правила и некие особенности, которые нужно учитывать.
Правила этикета телефонного разговора
Для того, чтобы не сорвалась важная беседа по телефону, собеседник должен чувствовать себя довольно-таки комфортно и без лишнего напряжения. Просто нужно свою мысль и цель звонка выразить доходчиво и как можно короче.
Приветствие
Деловая беседа должна занимать у человека минимальное время, а именно, без лишних пустых разговоров. Поэтому сразу же необходимо показать своему собеседнику, что разговор займёт немного времени, а лишь, чтобы решить деловые вопросы. Поэтому вначале сформулируйте свою речь перед звонком, чтобы не «лить воду» в разговоре с партнёром. Иначе в таком случае, вам могут дать отрицательный ответ.
В общении должна присутствовать телефонная этика и даже в ведении переговоров нужно соблюдать правила. Поэтому избегайте лишних слов «Приветствую, как у Вас дела?» или «Здравствуйте, как у Вас настроение?». По началу такого разговора, можно сразу же понять, что он будет очень долгим.
Да, в любом случае каждый разговор нужно начинать с приветствия. И не важно, как он начинается в живую или по телефону. В нашем случае, чтобы соблюдать телефонную этику введении переговоров по телефону начинайте с краткого приветствия. К примеру:«Добрый день, я руководитель фирмы ***. Вы можете мне уделить несколько минут? Для решения вопроса по поводу ***».
Представьтесь: назовите имя, должность и фирму
Чтобы разговор по телефону состоялся, вначале необходимо после приветствия представиться, чтобы собеседник понимал с кем ведётся речь и по какому вопросу. В некоторых случаях обязательно нужно называть свою фамилию и имя. А бывает достаточно назвать своё имя, должность и фирму. К примеру, «Здравствуйте, меня зовут Андрей я руководитель фирмы Омега…».
Затем, по интересуйтесь свободен ли собеседник для дальнейшего разговора. Но ни в коем случае не спрашивайте: «Вы сейчас можете разговаривать со мной?» или «Вы сейчас заняты?». Скорее всего, кроме «Да» ничего не услышите и дальнейшей беседы уже не будет.
Также не стоит употреблять по правилам телефонного разговора такие фразы: «Вас беспокоит…» и «Вас тревожит…», кроме дискомфорта в разговоре ничего не будет. При употреблении таких слов можно подумать, что что-то произошло.
Называйте имя собеседника
Чтобы общение принесло собеседнику положительные эмоции нужно обращаться к нему по имени, по имени отчеству. После такого собеседник станет более расположенным и лояльным к дальнейшим переговорам по телефону.
Заранее продумайте свою речь
Чтобы не употреблять в разговоре лишних слов и не запинаться, заранее продумайте свою речь. А также, чтобы не забыть важные моменты можете написать их на листке (он будет служить как подсказка).
Но, не в коем случае, не нужно полностью свою речь читать с листка. Ведь читая, у человека автоматически интонация становится монотонной. И исход событий от телефонного разговора кроме негатива ничего не принесёт.
Старайтесь избегать лишних слов («короче говоря», «вот такие вот дела»), междометий, запинаний («эээ…», «ммм…») и прочее. Если нужна минутка для обдумывания быстрого ответа, лучше сделайте паузу и просто молчите, а после начинайте говорить. Если быстро ответить не получается, тогда стоит сказать прямо собеседнику, что нужно время для обдумывания ответа.
Приготовьтесь отвечать на вопросы и замечания
Если после речи собеседник начинает задавать вопросы для уточнения информации, предлагать свои варианты для решения этого вопроса, просьбы или замечания, то это значит телефонный диалог состоялся. Собеседника заинтересовал ваш разговор.Теперь нужно лишь отвечать правильно на поставленные вопросы, а также реагировать на замечания и просьбы.
Запомните! Игнорировать и пропускать мимо ушей вопросы нельзя. Иначе дальнейшего сотрудничества может и не быть. Потому что собеседник может подумать, что вас не интересует его мнение.
Не отвлекайтесь во время переговоров
Не нужно отвлекаться во время беседы по телефону, это считается не уважением к собеседнику. Имеется ввиду, параллельно отвечать или задавать вопросы человеку, находившемуся рядом с вами. Закончите беседу по телефону, а после отвечайте на вопросы.
Если уж так случилось, и нужно порешать вопросы с находившимся рядом человеком, по интересуйтесь у собеседника по телефону, можно ли ненадолго прервать разговор. Получив на это одобрение, спросите через сколько можно будет перезвонить, чтобы продолжить общение по телефону.
Это касается и телефонных звонков с других линий. Ни в коем случае не прерывайте разговор без предупреждения. Нужно ответить на звонок со второй линии? Скажите собеседнику, что перезвоните буквально через пару минут.
Также запрещается по правилу телефонной этики во время общения и ведения переговоров пить, курить, есть. Это вызовет у собеседника отвращение.
Как можно меньше переспрашивайте
Приготовьте лист бумаги и ручку, чтобы написать важную полученную информацию. К примеру: адрес, номер телефона, имя сотрудника и прочее. Таким образом вы не упустите полученные нужные данные.
Завершайте разговор коротко и вежливо
Не важно успешный для вас был разговор или нет, вы должны закончить его вежливо. В первую очередь поблагодарите за уделённое вам время, полученную информацию и смело прощайтесь.
Если во время разговора договорились о встречи, то обязательно сразу же договоритесь за назначенное время и встречу.
Как избежать неловких ситуаций во время телефонного разговора
Чтобы не портить себе день и настроение, соблюдай правила телефонного разговора, чтобы не попасть в неловкую ситуацию.
— Ранний или поздний звонок.
Звонить нужно исходя из сложившейся ситуации. Но это не значит, что можно звонить в 5 или 6 часов утра, или же наоборот в 9 часов вечера. Деловой разговор по телефону необходимо вести только в установленное рабочее время.
В выходной день или же праздничный, можно звонить лишь в том случае, если вы обговаривали это раннее.
— Не стоит звонить человеку на домашние номера или же те номера, которые он не выставлял на всеобщее обозрение.
На домашний номер телефона разрешается звонить только тогда, когда сам человек это разрешил.
— Громкость речи.
Не позволительно говорить по телефону громко или же тихо. Из-за вас не должен собеседник убирать громкость на телефоне или же прислушиваться.
— Громкая связь и запись разговора.
Если вдруг так получилось, и нужно включить по телефону громкую связь, то об этом нужно предупредить собеседника во избежание неловких ситуаций. Также это касается и записи разговора на диктофон.
И в о концовке обсудим основные ошибки которые допускаются в этике телефонного разговора и их нарушения.
— Телефон как правило искажает голос собеседника, поэтому даже в шутку не стоит начинать угадывать кто с вами говорит. Лучше всего спросить: «Простите, я к сожалению, не понимаю с кем я говорю».
— Как говорилось раннее, не нужно ни пить, ни курить ни есть во время разговора. Мало того, что это неприятно, но и мешает решить важные дела.
— Очень некрасиво с вашей стороны будет сесть в кресло или же прилечь на диван во время разговора. Ведь по этике телефонного разговора это банальное нарушение так ка меняется тембр голоса, а это считается неуважительным.
— Не чихайте и не кашляйте во время разговора, лучше извинитесь положите телефон на стол и тогда занимайтесь своими делами.
Хотите устроиться на нормальную работу и пройти собеседование даже по телефону? Или же быть нормальным уважающим себя начальником? Тогда соблюдайте правила телефонного этикета! Иначе просто не будет никакого нормального отношения между сотрудниками и подчиненными.
